Por: Jennifer Zapata Nazario, SHRM- SCP, SPHR, GPHR; Vicepresidenta Senior de Recursos Humanos
El trabajo remoto, o trabajo desde el hogar, es una modalidad que ha ido ganando adeptos desde hace varios años, especialmente entre personas que trabajan por cuenta propia y algunas empresas que requerían de mayor flexibilidad para realizar sus labores; pero en la mayoría de las empresas esta modalidad de trabajo no se utilizaba, hasta que el COVID-19 cambió nuestras vidas.
Antes de que comenzara la emergencia del COVID-19, en Oriental ya habíamos identificado las ventajas que brinda el trabajo remoto y desde enero iniciamos un proyecto piloto con un grupo de 50 empleados. El grupo, representado por varias áreas del banco, se identificó con el objetivo de probar distintos aspectos de esta modalidad de trabajo tales como conectividad, productividad y comunicación, entre otros.
La emergencia del COVID-19 lo que hizo fue acelerar nuestro plan y vimos la oportunidad para prevenir el contagio mediante el distanciamiento físico. En solo dos semanas el 52% de nuestros empleados se encontraba realizando sus funciones a distancia.
Ahora, y a medida que regresamos a las operaciones diarias en nuestras oficinas, según los planes especificados por el gobierno, tocará a las empresas evaluar si deseamos continuar con algunos empleados trabajando remoto y evaluar la eficiencia y efectividad del mismo.
A continuación, les comparto 10 recomendaciones para implementar el trabajo remoto de forma exitosa:
- Preparativos: Se debe realizar una evaluación de las funciones e intereses de los empleados, la naturaleza del negocio y la cultura organizacional para determinar la viabilidad y alcance del trabajo remoto en la empresa.
- Guía o Política: Desarrollar una guía que incluya el alcance, las expectativas, requisitos y otros parámetros del trabajo remoto.
- Alineamiento con Sistemas de Información: El plan de implementación debe estar sincronizado con el área de Sistemas de Información para evaluar las capacidades tecnológicas, hacer los preparativos necesarios de infraestructura y red, y poder dar apoyo a los usuarios. La implementación debe incluir un adiestramiento a los usuarios de las plataformas y herramientas que le permitirán dar continuidad a su trabajo fuera de los predios de la compañía.
- Herramientas de colaboración: El sistema o plataforma que se elija debe proveer para la continuidad de las funciones mientras se mantiene un ambiente de colaboración similar al de la oficina. Se recomienda una plataforma cuyas capacidades permitan la teleconferencia, la conversación inmediata (tipo chat), compartir archivos y crear grupos. Lo ideal es que la plataforma se integre con sistemas ya existentes.
- Proteger la información: Se deben establecer procedimientos y políticas que permitan salvaguardar los datos confidenciales e información sensitiva de la organización. Algunas medidas incluyen controles de acceso, tales como contraseñas y un Virtual Private Network (VPN), y proteger la información de posibles ataques cibernéticos utilizando un firewall. Todas estas medidas deben ser reforzadas mediante adiestramientos a todos los empleados para asegurar su cumplimiento.
- Adiestramiento: Proveer cursos cortos relacionados a esta modalidad de trabajo para un mejor funcionamiento de los usuarios.
- Cultura organizacional: Utilizar herramientas y realizar actividades que promuevan la cultura corporativa. En Oriental, nuestras comunicaciones mantienen el lenguaje que refleja nuestra cultura. Creamos también en nuestra plataforma de MS Teams el canal V-Orange, donde a través de distintas actividades promovemos la interacción de nuestros empleados instándoles a compartir notas de apreciación a otros compañeros, fotos de sus mascotas y a utilizar nuestro distintivo color naranja durante nuestros Orange Fridays.
- Manejo de tiempo: El trabajo a distancia requiere prepararse como si se fuera presencialmente a la oficina. Para mantener el enfoque y la productividad, el empleado a distancia debe desarrollar una rutina, iniciar su día preparándose para trabajar, planificar las tareas que realizará y revisar su agenda.
- Entorno: El empleado deberá contar con un espacio adecuado donde pueda sentirse cómodo y productivo, mientras evita cualquier posible interrupción, y donde exista una buena calidad de conexión a la internet.
- Evaluación: Se debe solicitar el insumo de los empleados periodicamente para ir ajustando y mejorando el programa.
En Oriental, la experiencia del trabajo remoto ha resultado positiva, tanto para los empleados, como para la empresa. Estas recomendaciones han sido la clave para que podamos continuar sirviendo a nuestros clientes y lograr los resultados de negocio esperados, mientras proveemos alternativas de trabajo que mitigan el contagio.
