Introducción
El SECURE Act 2.0 entró en vigor como ley el 29 de diciembre de 2022 (Pub. L. No. 117-328). Esta Ley tiene como base el SECURE Act de 2019 (“SECURE Act”) y su propósito es incrementar la preparación para el retiro de los estadounidenses. El SECURE Act 2.0 incluye múltiples disposiciones que afectan una amplia gama de planes de retiro cualificados y otros vehículos de retiro e incorpora múltiples enmiendas al Código de Rentas Internas de los Estados Unidos de 1986 (“Código de los EE.UU.”) y a la Ley de Seguridad de los Ingresos de Retiro de los Empleados de 1974 (“ERISA”).
Dado que con esta ley no se enmienda el Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011 (Código de PR), las enmiendas obligatorias a ERISA impactarán a los planes cualificados bajo el Código de PR (“PR-only”) y a los planes con cualificación dual bajo el Código de PR y bajo el Código de los EE.UU. Las enmiendas obligatorias al Código de los EE.UU. impactarán a los planes con cualificación dual. No obstante, las enmiendas al Código de los EE.UU. también podrían impactar a los planes “PR-only” que hayan adoptado los requisitos del Código de EE.UU. como una cuestión de diseño del plan.
Distribuciones Mínimas Requeridas
Entre las nuevas disposiciones que establece el SECURE Act 2.0, se aumenta la edad para recibir las Distribuciones Mínimas Requeridas (“Required Minimum Distributions” o RMDs). Los RMDs son el monto mínimo que un participante o beneficiario debe retirar de una cuenta de un plan de retiro al cumplir la edad establecida por ley. Antes del SECURE Act 2.0 este término era 70.5 años y bajo el SECURE Act se aumentó a 72 años. Bajo el SECURE Act 2.0 la edad para comenzar a recibir RMDs aumentó a 73 años para aquellos que cumplan dicha edad luego del 31 de diciembre de 2022 y que cumplan 73 años antes del 1 de enero de 2033. Por su parte, para aquellos que cumplan 73 años luego del 31 de diciembre de 2032, la edad para comenzar a recibir RMDs será 75 años. Esta disposición aplica tanto a planes con cualificación dual como a planes “PR-only” que hayan adoptado los requisitos del Código de los EE.UU. como una cuestión de diseño del plan. Si su plan anteriormente no tenía esta regla, las enmiendas no le aplicarán. Esta disposición se tornó efectiva a partir del 31 de diciembre de 2022, para aquellas personas que cumplan 72 años después de dicha fecha.
Se recomienda que revise sus documentos del plan para verificar si hay alguna referencia a RMD, 70.5 o 70 ½ años, 72 años o a la Sección 401(a)(9) de los Código de los EE.UU., para confirmar si tiene que cumplir o no con estas enmiendas. En caso de que le aplique, debe coordinar con su administrador del plan y/o encargado de los registros del plan para identificar posibles cambios a los procesos administrativos. Además, debe revisar los documentos del plan, las divulgaciones y otras comunicaciones para los participantes para identificar otras actualizaciones que puedan ser necesarias.
Cobertura para Empleados a Tiempo Parcial a Largo Plazo
Otro cambio significativo que introdujo el SECURE Act 2.0 es la cubierta para empleados a tiempo parcial que hayan trabajado por un largo plazo. Históricamente, los planes podían requerir a los empleados que (a) tuviesen 21 años de edad y (b) trabajaran al menos 1,000 horas en un año, para poder ser elegibles para el plan de retiro. Por tal razón, los empleados a tiempo parcial, de temporada o temporeros generalmente no cumplían con los criterios de elegibilidad. El SECURE Act enmendó el Código de los EE.UU. para permitir que empleados que trabajaran al menos 500 horas durante 3 años consecutivos, fuesen elegibles a hacer diferimientos electivos al plan.
Conforme a las enmiendas introducidas por el SECURE Act 2.0, ahora se requiere que se le permita participar en el plan a aquellos empleados a tiempo parcial que hayan trabajado 500 horas o más durante 2 años consecutivos. No se requieren, sin embargo, aportaciones de pareo del patrono o no electivas. Esta enmienda es efectiva para años del plan que comiencen luego del 31 de diciembre de 2024; no obstante, se deben comenzar a contar las horas de servicio para fines de cobertura desde el 1 de enero de 2023.
Se recomienda que darle una mirada a los documentos del plan para identificar los siguientes términos o definiciones: empleado, empleado elegible y exclusiones, fecha de entrada y participación. Además, debe hacer un análisis y documentar las horas trabajadas por todos los empleados, incluyendo empleados a tiempo parcial, de temporada o temporeros, a partir del 1 de enero de 2023. Por último, se sugiere que revise los documentos del plan, las divulgaciones y otras comunicaciones a los participantes para identificar otras actualizaciones que puedan ser necesarias.
Base de Datos sobre los Ahorros de Retiro
Otro requisito que se establece en el SECURE Act 2.0 es que se cree una base de datos sobre planes de retiro denominada el Retirement Savings Lost and Found Database. El propósito principal de esta base de datos es que las personas puedan identificar con mayor facilidad si tienen dinero en planes de retiro. Esta base de datos ayudará a los participantes y beneficiarios a localizar al administrador de cualquier plan y obtener su información de contacto. La plataforma además le permitirá al Secretario del Trabajo de los EE.UU. (“Secretario) ayudar a los participantes y beneficiarios a localizar un plan y cambiar la información de contacto del administrador del plan según sea necesario. La base de datos deberá crearse a más tardar para el 29 de diciembre de 2024.
Los administradores de los planes de retiro deben reportar cierta información del plan al Secretario, por ejemplo: el nombre del plan y el nombre y dirección del administrador del plan; cambios en el estado del plan (nombre, nombre o dirección del administrador, terminación, fusión, consolidación o división); nombre y número de identificación del contribuyente y participantes actuales o con un beneficio adquirido diferido. El envío de esta información es obligatorio para los planes de beneficios definidos y de aportación definida con cualificación dual o “PR-only”. Las notificaciones al Secretario comenzarán después del 31 de diciembre de 2023. Manténgase pendiente en espera de más información.
Declaraciones de Beneficios en Papel
Por otro lado, conforme a la Sección 105 de ERISA los administradores de planes de aportaciones definidas y planes de beneficios definidos deben proporcionar a los participantes ciertas declaraciones de beneficios dentro de la frecuencia establecida por ley. El SECURE Act 2.0 modifica los requisitos y la frecuencia para proveer estas declaraciones de beneficios. Los nuevos requisitos establecen que los planes de aportaciones definidas deberán enviar un estado de cuenta en papel una vez al año y los planes de beneficios definidos deberán enviar un estado de cuenta en papel cada tres años. No se requiere proveer la declaración de beneficios en papel para los participantes que hayan elegido recibir todas las divulgaciones del plan electrónicamente. En este caso, la divulgación electrónica debe realizarse en cumplimiento con la reglamentación aplicable. Este requisito aplica tanto para los planes con cualificación dual como para los planes “PR-only” y será efectivo para años del plan que comiencen después del 31 de diciembre de 2025. Se recomienda que los administradores se comuniquen con los encargados de los registros del plan antes del 1 de enero de 2026 para garantizar que se implementen los procedimientos adecuados para el cumplimiento con este requisito.
Distribuciones de Beneficios Pequeños
La distribución de beneficios pequeños también sufrió cambios bajo el SECURE Act 2.0. Los empleados cuya contratación ha sido terminada a veces dejan sus cuentas del plan de retiro bajo el plan de su patrono anterior, algunas de las cuales pueden ser cuentas pequeñas. Las cuentas pequeñas pueden imponer costos, cargas y riesgos a los planes y a los fiduciarios. Los planes cualificados generalmente no pueden distribuir un beneficio antes de la edad normal de retiro sin el consentimiento del participante, excepto por distribuciones obligatorias permitidas por ERISA (transferencias y distribuciones en efectivo automáticas). Hasta ahora el monto máximo en dólares para una distribución en efectivo obligatoria era un beneficio adquirido de $5,000 o menos. El SECURE Act 2.0 enmendó la Sección 203(e)(1) de ERISA y el Código de los EE.UU. para aumentar la cantidad máxima de $5,000 a $7,000. Esta nueva disposición es aplicable tanto a planes con cualificación dual como a planes “PR-only” y es efectiva para las distribuciones realizadas después del 31 de diciembre de 2023.
Se recomienda determinar la regla de distribución obligatoria del plan o la regla de beneficios pequeños, si alguna. Si se aplica el monto máximo en dólares, puede considerar establecer el nuevo máximo de $7,000 y si se estableció otro máximo, debe identificar el motivo y determinar si un cambio se justifica o es preferido.
Sistema de Resolución de Cumplimiento de Planes de Empleados
El SECURE Act 2.0 también amplió significativamente el Sistema de Resolución de Cumplimiento de Planes de Empleados (Employee Plans Compliance Resolution System o EPCRS) para permitir la autocorrección de más tipos de errores operacionales inadvertidos y errores en los documentos. El EPCRS es un sistema integral de programas de corrección para aquellos auspiciadores de un plan que han incumplido con los requisitos de cualificación. Estos programas permiten que los auspiciadores del plan corrijan los errores para evitar la descualificación del plan.
Uno de los programas de corrección bajo el EPCRS es el Programa de Autocorrección (Self-Correction Program o SCP). El SCP permite la autocorrección de ciertos tipos de errores o fallas de cumplimiento sin tener que someterlo formalmente al Servicio de Rentas Internas Federal (“IRS”, por sus siglas en inglés) u obtener su aprobación. Gracias al SECURE Act 2.0, ahora los auspiciadores de un plan pueden autocorregir cualquier “falla inadvertida elegible”, es decir, cualquier falla que ocurra a pesar de la existencia de prácticas y procedimientos que estén diseñados para promover y facilitar el cumplimiento con los requisitos de cualificación aplicables. Sin embargo, esto no incluye fallas graves relacionadas con el desvío o el uso indebido de los activos del plan o que esté relacionada (directa o indirectamente) con una transacción de evasión contributiva abusiva.
El período de autocorrección bajo las nuevas disposiciones introducidas por el SECURE Act 2.0 es indefinido, siempre que se corrijan las fallas o exista un compromiso específico para implementar una autocorrección antes de que sean identificadas por el IRS y dentro de un tiempo razonable después de que se descubran. Esta regla es aplicable a los planes con cualificación dual; no obstante, se utiliza como un procedimiento de corrección análogo para los planes “PR-only” y se tornó efectiva desde el 29 de diciembre de 2022.
Se recomienda que se implementen prácticas y procedimientos adecuados para identificar y corregir errores de cumplimiento y que se establezcan prácticas de documentación efectiva al corregir un error para ayudar a demostrar el compromiso de autocorrección. Por su parte, si está en un proceso de auditoría, tenga en cuenta que ya no hay una restricción a la capacidad de corregir durante la auditoría si se puede mostrar que había un compromiso específico para implementar una autocorrección antes de que el IRS identifique los errores.
Recuperación de Sobrepagos
Otro tema que se atiende en los cambios realizados mediante el SECURE Act 2.0 es el de los sobrepagos. El SECURE Act 2.0 establece nuevas reglas y relevos a los fiduciarios de un plan relacionados con los procesos de recuperación de sobrepagos. Conforme a las disposiciones del SECURE Act 2.0, los fiduciarios del plan ahora tienen discreción para no buscar la recuperación de sobrepagos involuntarios sin incumplir los deberes fiduciarios. Sin embargo, el relevo solo está disponible si se cumplen ciertas condiciones: (a) para los planes de cuentas individuales se permite, si no existe una pérdida impermisible del beneficio de un participante; (b) para los planes de beneficios definidos se permite si el plan continúa satisfaciendo las reglas mínimas de financiamiento y no habría un impacto material en la capacidad del plan para pagar los beneficios; y (c) en ambos casos, el plan debe mantener y seguir procedimientos para prevenir y minimizar los sobrepagos.
Sin embargo, del fiduciario optar por recuperar los sobrepagos, debe cumplir con ciertas reglas las cuales incluyen, entre otras: (i) los intereses no se pueden recuperar; (ii) los sobrepagos pasados pagados a un participante no se pueden recuperar de un beneficiario; (iii) no se puede solicitar el reembolso si el primer sobrepago ocurrió más de 3 años antes de que se notificara por escrito por primera vez, a menos que haya fraude o falsa representación; (iv) no se puede amenazar con litigios, a menos que el fiduciario determine que es razonablemente probable que los montos recuperados excedan los costos del litigio; y (v) no se puede utilizar una agencia de cobro o entidad similar, a menos que el participante o beneficiario ignore o rechace cumplir con una sentencia final o acuerdo de transacción autorizando el recobro. De igual forma, el participante o beneficiario deberá poder impugnar la recuperación conforme a los procedimientos de reclamación de beneficios del plan.
Estas reglas son aplicables tanto para planes con cualificación dual como para planes “PR-only” y se tornaron efectivas desde el 29 de diciembre de 2022. Se recomienda que revise los documentos del plan para identificar si existe un requisito para recuperar los montos pagados erróneamente y que discuta con el proveedor de su plan o asesor legal las alternativas de recuperación para situaciones futuras, considerando las disposiciones del SECURE Act 2.0. Debe además evaluar si tiene correcciones de errores de sobrepago anteriores a consultar.
Incentivos Económicos Pequeños para Participar en el Plan
Con el fin de incentivar a más personas a participar de un plan de retiro, los patronos ahora pueden ofrecer pequeños incentivos financieros, según se estipula en una nueva sección de ERISA 408(b)(21). Los patronos pueden ofrecer incentivos financieros de bajo costo, tales como tarjetas de regalo (no se permite ofrecer efectivo), para fomentar la participación en un plan 401(k). Esta regla aplica tanto a planes con cualificación dual como a planes “PR-only” y comenzó a ser efectiva para los años del plan comenzados después del 29 de diciembre de 2022.
Requisitos de Divulgación a Participantes no Inscritos
Igualmente, el SECURE Act 2.0 eliminó los requerimientos de hacer divulgaciones innecesarias a participantes no inscritos. Los participantes elegibles deben recibir (i) un aviso anual de elegibilidad para participar durante el período de inscripción anual incluyendo cualquier fecha límite de elección aplicable y (ii) cualquier documento que el participante solicite. Esta regla aplica tanto a planes de cualificación dual como a planes “PR-only” y comenzó a ser efectiva para los años del plan que comienzan después del 31 de diciembre de 2022. Debe asegurarse de que los administradores del plan tengan la información necesaria (por ejemplo, datos de nómina completos) para cumplir con el aviso de recordatorio anual requerido.
Aportaciones de Pareo para los Repagos de Préstamos Estudiantiles
Otro cambio que se atiende en la nueva ley es el pareo de aportaciones para los repagos de préstamos estudiantiles. Los patronos pueden (no tienen que) parear las aportaciones a un plan 401(k) de acuerdo con los repagos de préstamos estudiantiles del empleado. Los patronos pueden descansar en la certificación que le presente el empleado de que se han realizado pagos de préstamos estudiantiles pagar los gastos de estudio cualificados. Esta regla aplica a planes con cualificación dual, pero no aplica a planes “PR-only” y comenzó a ser efectiva para aportaciones realizadas para años del plan comenzados luego del 31 de diciembre de 2023.
Aportaciones Adicionales (“Catch-Up”)
El SECURE Act 2.0 elimina las aportaciones adicionales (“catch-up contributions”) antes de impuestos. Previo a la aprobación del SECURE Act 2.0, las aportaciones adicionales se hacían antes de los impuestos a menos que fueran dirigidas a una cuenta Roth. Bajo las enmiendas introducidas por el SECURE Act 2.0, las aportaciones adicionales de los participantes que tengan 50 años o más que hayan ganado más de $145,000 (indexados anualmente) durante el año calendario anterior, deben hacerse como aportaciones Roth después de impuestos. Los empleados que hayan generado $145,000 o menos, podrían beneficiarse de estas enmiendas si el patrono así lo permite. Esta regla será vigente para los años contributivos que comiencen luego del 31 de diciembre de 2023.
Es importante notar que el SECURE Act 2.0 enmienda el Código de los EE.UU. y no el Código de PR. Por lo tanto, los planes “PR-only” no están sujetos a estas enmiendas. Los planes con cualificación dual deben identificar la potencial aplicabilidad de esta regla. Tenga en cuenta, sin embargo, que el límite de diferimientos electivos de Puerto Rico está por debajo del límite federal ($20,000 vs. $22,500) y que el límite de aportaciones adicionales de Puerto Rico también está por debajo del límite federal ($1,500 vs. $7,500).
Recomendaciones Generales
Las enmiendas introducidas por el SECURE Act 2.0 son múltiples y con requisitos y fechas de efectividad variadas. Por tal razón es importante analizar con prontitud los documentos del plan y los acuerdos con los proveedores de servicios para detectar los cambios que apliquen y las fechas en las que se deben adoptar las enmiendas de cumplimiento. Además, deberá coordinar las enmiendas aplicables a los documentos del plan, los contratos con proveedores externos, el resumen descriptivo del plan y otras divulgaciones para los participantes.
Legal
* Este contenido está basado en una conferencia ofrecida por los licenciados René J. Avilés García y Gisela E. Sánchez
Alemán de Ferraiuoli, LLC, para clientes de Oriental Bank.
